【什么思巧妙】巧妙创建便携的“Word”文档

你在爱机上使用Word编辑了一篇精美文档，当拿到其他的电脑上打开该篇文档时，看到的却是另外一个样子。这是怎么回事呢？其实，要让你的Word文档无论在哪台计算机或打印机上查看或打印均能保持其原始外观，即你需要创建的是一个“便携式”Word文档。

保留版式和分页


在默认情况下，Word 97及以后版本的文档的版式取决于字体。就是说，只要字体保持不变，任何人都可以按原始的换行与分页查看并打印该文档。如果打开一个在Word早期版本中创建的文档，Word按所使用的打印机决定文档的版式。如果希望文档版式与打印机无关，可以使Word按字体决定文档版式，方法是：

1、在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“兼容性”选项卡；

2、在“选项”框中，清除“用打印机标准设计文档版式”复选框。

该选项只影响在Word中处理文档时的显示方式，它不会对文档进行永久性修改。如果要恢复文档的原始版式，可重新选中该选项。

嵌入TrueType字体

在创建或编辑文档时，如果使用了TrueType字体(TrueType字体是一种可以无极缩放其大小，而不会出现锯齿、毛边等失真现象的字体)，就可将其保存或“嵌入”文档。这样其他人就能以其原始字体查看、修改和打印文档，即使他们的计算机上没有安装TrueType字体。

有一点需要注意：嵌入字体的许可权由TrueType字体开发商决定。例如，有些字体不可以嵌入，而有些嵌入字体只能够查看和打印但不能修改。在文档中嵌入TrueType字体的方法是：

1、在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“保存”选项卡；

2、选中“嵌入 TrueType 字体”复选框，单击“确定”按钮，保存文档。

不过，嵌入TrueType字体会增加文档大小。同时选中“只嵌入所用字符”复选框，可以减小文档的文件大小。该选项只嵌入文档中使用的字体样式。另外，如果在文档中只使用了一种字体的32个或更少的字符(例如，只用于一些符号或标题)，Word将只嵌入这些字符。

此外请注意：因为不能在编辑时使用没有嵌入的字体字符和样式，所以如果其他用户只需要查看或打印文档，则此选项将很有用处。

指定替换字体

在某些情况下，文档可能包含除TrueType字体外的其他字体。在查看文档时，如果计算机上未安装这些字体，可用与丢失字体最接近的字体替换丢失字体：

1、打开需要替换其中字体的文档；

2、在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“兼容性”选项卡；

3、单击“字体替换”按钮，然后在“文档所缺字体”框中，单击要替换的字体，在“替换字体”框中单击用于替换缺失字体的字体。

如果当前文档使用的所有字体都是有效的，则不能使用“字体替换”命令，“字体替换”仅是将当前文档中不可用的字体替换为你系统可用的字体。而且Word不替换缺失字体的名称，只是用系统提供的一种字体，改变缺失字体在屏幕上显示和打印时的外观。如果替换字体被列为“默认”，请阅读对话框底部旁边的信息，了解将替换哪种字体。对每种要改变的字体重复该步骤。

经过以上操作，“便携式”Word文档创建完毕，无论你在何处浏览或打印该文档，都能够保持其原始外观。

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